Pod względem liczby delegowanych pracowników Polska wyraźnie wyróżnia się na tle innych krajów członkowskich Unii Europejskiej. Jak wynika z danych przedstawionych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w Polsce wydaje się obecnie najwięcej zaświadczeń A1 w całej Europie. W 2019 r. liczba wydanych dokumentów tego typu wyniosła niemal 646 tys.
W ostatnim czasie prezes ZUS, prof. Gertruda Uścińska, wzięła udział w międzynarodowej konferencji pn. „Delegowanie pracowników – rozporządzenie nr 883/2004, dyrektywa 2018/957 oraz dyrektywa 2014/67/UE. Orzecznictwo sądów polskich w zakresie swobody przepływu pracowników oraz koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego”. W trakcie konferencji podano m.in. szczegółowe dane dotyczące zaświadczeń A1.
– Wydajemy najwięcej A1 w Europie. W 2017 r. była to liczba ponad 573 tys., w 2018 r. – ponad 605 tys., a w 2019 r. – prawie 646 tys. Oprócz pracowników coraz częściej wyjeżdżają osoby prowadzące działalność gospodarczą i świadczący usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Z tego powodu zagadnienia dotyczące mobilności pracowniczej, jej organizacji i koordynacji świadczeń są dla naszego kraju niezwykle ważne – wskazała prof. Uścińska.
Formularze A1 to zaświadczenia odnoszące się do zabezpieczenia społecznego mającego zastosowanie do osoby uprawnionej zgodnie z unijnymi rozporządzeniami nr 883/04 i 987/09. Takie zaświadczenie wydaje się, aby potwierdzić, któremu ustawodawstwu dotyczącemu zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba.
Od 30 września 2020 obowiązują nowe wersje wniosków o zaświadczenie A1
Już po północy, 30 września 2020 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnił nowe wersje tych wniosków. Są one jeszcze prostsze, a system podpowie, który wniosek wybrać i jak go wypełnić – zapewnia ZUS. Klient będzie odpowiadał na pytania a system na tej podstawie wybierze odpowiedni wniosek.
| A1 – Zaświadczenie o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej |
Kreator będzie podpowiadał jak krok po kroku wypełnić wniosek. Wnioskodawca będzie musiał tylko podać wszystkie dane, a wówczas system stworzy komplet dokumentów – wniosek o wydanie zaświadczenia A1 wraz z wymaganymi załącznikami.
W pierwszej kolejności klienci ZUS będą mogli korzystać z kreatora do wniosków o wydanie zaświadczenia A1 w sytuacji:
- delegowania pracownika do innego państwa członkowskiego UE, EOG lub Szwajcarii,
- czasowego przeniesienia wykonywania działalności na własny rachunek do innego państwa członkowskiego UE, EOG lub Szwajcarii,
- wykonywania pracy najemnej lub działalności na własny rachunek, w kilku państwach członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii.
Opodatkowanie dochodów pracowników delegowanych
Pracownik delegowany do Belgii ma obowiązek zadeklarować swoje dochody i płacić podatki w Belgii dopiero wtedy, gdy przebywa na terytorium tego kraju ponad 183 dni w okresie 12 miesięcy (rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym) oraz gdy centrum interesów życiowych znajduje się w Polsce. Tak wynika z art. 15 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Belgii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania oraz zapobiegania oszustwom podatkowym i uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, podpisanej w Warszawie 20 sierpnia 2001 r.
Pracownik, który utracił status polskiego rezydenta podatkowego (np. osoba, która wykonuje pracę w Belgii przez 300 dni w roku), podlega opodatkowaniu w Polsce wyłącznie od dochodów pochodzących z polskich źródeł (np. dochód za dni pracy wykonywanej fizycznie w Polsce). Należy także pamiętać, iż polscy nierezydenci podatkowi to osoby, których miejsce zamieszkania znajduje się poza Polską. Oznacza to, że posiadają oni zagraniczny adres zamieszkania, który należy wykazać w informacji PIT-11, oraz podlegają pod urząd skarbowy właściwy dla nierezydentów w danym województwie.
Wykonywanie pracy na terytorium innego państwa w warunkach oddelegowania może oznaczać powstanie przynajmniej organicznego obowiązku podatkowego od dochodów uzyskiwanych przez tego pracownika na terytorium tego państwa na gruncie przepisów tego państwa analogicznie brzmiących do art. 3 ustawy o PIT.
Art 15 ww Konwencji mówi, że uposażenia i płace i podobne wynagrodzenia, które osoba mającą miejsce zamieszkania w Polsce uzyskuje za pracę wykonywaną w Belgii mogą podlegać opodatkowaniu tylko w Belgii, gdy są spełnione łącznie następujące 3 warunki:
1) odbiorca wynagrodzenia przebywa w Belgii nie dłużej niż przez określony w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania ( okres 183 dni w roku podatkowym),
2) wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w elgii,
3) wynagrodzenie nie jest wypłacane przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w Belgii.
Przy braku spełnienia którejkolwiek z powyższych przesłanek, otrzymywane przez pracownika wynagrodzenie będzie opodatkowane w Belgii.
Pracodawcy oddelegowujący swoich pracowników do pracy za granicą muszą zwracać uwagę na to, czy w konkretnym przypadku spełnione będą wskazane wyżej 3 przesłanki, w szczególności zaś ta wymieniona w punkcie 1. W przypadku bowiem przekroczenia okresu przebywania przez pracownika w danym państwie, wskazanym w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania, zmieni się sytuacja prawno-podatkowa i zaistnieje obowiązek uiszczenia przez pracownika podatku w państwie wykonywania pracy, a co za tym idzie także i obowiązek odprowadzania zaliczek na podatek zgodnie z obowiązującym w tym państwie ustawodawstwem.
Miejsce odprowadzania składkek
Podobnie w odniesieniu do pracowników oddelegowanych do pracy za granicą o miejscu odprowadzania składek będą zasadniczo decydować zawierane przez Rzeczpospolitą Polskę umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym, które generalnie opierają się na zasadach równego traktowania, stosowania jednego ustawodawstwa, sumowania okresów ubezpieczenia, zachowania praw nabytych.
Podkreślić jednakże trzeba, że prawodawca europejski wprowadził jednolity system koordynacji ubezpieczania społecznego na terytorium UE. Aktualnie obowiązującym aktem prawnym regulującym przedmiotową materię jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Przedmiotowe rozporządzenie przyjmuje jako zasadę podleganie przez ubezpieczonego tylko jednemu ustawodawstwu, określanemu zgodnie z przepisami rozporządzenia. Zasadą jest także to, że osoba wykonująca w danym Państwie Członkowskim pracę najemną podlega ustawodawstwu tego Państwa Członkowskiego.
Jednakże w odniesieniu do pracowników delegowanych wprowadzona została regulacja szczególna. W myśl rozporządzenia osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w Państwie Członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie tam prowadzi swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego Państwa Członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego Państwa Członkowskiego, tj. państwa w którym świadczy na rzecz pracodawcy “normalną” pracę.
Warunkiem zastosowania powyższej regulacji jest spełnienie następujących dwóch przesłanek:
1) przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy
2) osoba oddelegowywana nie jest wysłana, by zastąpić inną osobę.
Dla skutecznego skorzystania ze wskazanego wyżej wyjątku konieczne będzie uzyskanie stosownego zaświadczenia A1 wydawanego ZUS, o które należy się ubiegać poprzez złożenie wniosku na odpowiednim formularzu.
W kontekście powyższych przesłanek, warto jeszcze także dodać, że zgodnie z orzecznictwem sądów (TSUE, wcześniej ETS i sądów krajowych) powstałym na tle wcześniejszej, analogicznej regulacji, przyjąć należy, że zasadniczo brak będzie możliwości skorzystania z opisanego wyżej wyjątku w odniesieniu do pracowników nowozatrudnionych, którzy od razu zostają oddelegowani do pracy za granicą. Orzecznictwo wymaga bowiem tego, by nowozatrudniony pracownik przez pewien czas przed oddelegowaniem świadczył na rzecz pracodawcy pracę w Polsce (mowa jest zazwyczaj o kilku miesiącach np 2,3).
Zatem co do zasady w odniesieniu do pracownika, który nie jest pracownikiem nowozatrudnionym, przy okresach oddelegowania nieprzekraczających 24 miesięcy nie zajdą podstawy do przejścia przez oddelegowanego pod inne ustawodawstwo, a co za tym idzie nie zmieni się miejsce odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne.
Skutki braku stosownego formularza
Potwierdzeniem podlegania danemu systemowi zabezpieczenia społecznego jest zaświadczenie A1 wydawane w Polsce przez ZUS. Co istotne, ZUS wydaje zaświadczenia A1 nawet na bardzo krótkie wyjazdy za granicę – nie ma ograniczenia w zakresie minimalnego okresu wykonywania pracy za granicą. Na podstawie A1 można następnie otrzymać potwierdzenie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w Polsce (wydawane przez NFZ). Gdyby jednak pracownik uległ za granicą wypadkowi, NFZ przed dokonaniem zwrotu kosztów leczenia zażąda przedstawienia zaświadczenia A1 na okres wykonywania pracy za granicą (jeżeli takiego zaświadczenia nie zgłoszono wcześniej w NFZ).
W razie braku zaświadczenia A1 (nawet w przypadku krótkich wyjazdów klasyfikowanych na gruncie polskich przepisów jako podróż służbowa), kraj wykonywania pracy może:
- nałożyć na pracodawcę / pracownika obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne / zdrowotne należnych w tym kraju za okres wykonywania pracy na jego terytorium,
- nałożyć na pracodawcę określone kary
Wycofanie lub zmiana decyzji poświadczającej formularz A1
Należy zaznaczyć, że formularz A1 jest dokumentem uznawanym przez instytucje ubezpieczenia społecznego i sądy innych państw członkowskich. Jedynie organ go wydający może dokonać zmiany tej decyzji. Wydanie zaświadczenia A1 powinno w każdym przypadku być ocenione przez instytucję zobowiązaną do jego wydania pod kątem ustalenia właściwych regulacji prawnych danego państwa i spełnienia warunków delegowania. W tej kwestii w Polsce płatnik składek składa oświadczenie „Informacji w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym”. Gdy poda fałszywe informacje, ponosi odpowiedzialność karną oraz administracyjną za składanie fałszywych zeznań. W przypadku zgłoszenia wątpliwości w kwestii zaświadczenia A1 przez instytucję państwa, na terenie którego pracownik wykonuje pracę, ZUS powinien sprawdzić ponownie prawidłowość wydanej decyzji. Jeśli nieprawidłowości zostaną potwierdzone, formularz A1 powinien być wycofany lub zmniejszony, a pracownicy powinni zostać zgłoszeni do systemu ubezpieczeń państwa, na terenie którego wykonywana jest praca.
Zaświadczenie A1 może zostać wycofane:
- gdy instytucja innego państwa członkowskiego zakwestionuje ten dokument,
- w wyniku postępowania wyjaśniającego lub kontroli ZUS.
W obu przypadkach wycofanie nastąpi, gdy postępowanie wyjaśniające (np. podjęte w związku z wnioskiem instytucji zagranicznej – w toku postępowania uzgodnieniowego) lub kontrola wykaże, że:
- a) dowody bądź oświadczenia złożone przez wnioskodawcę na potrzeby wydania zaświadczenia A1 były niezgodne ze stanem faktycznym,
- b) doszło do zmiany okoliczności, na podstawie których wydano zaświadczenie A1, przez co jego dalsze utrzymywanie nie jest uzasadnione.
Wycofanie zaświadczeń A1 potwierdzonych przez oddział następuje w formie decyzji administracyjnej na podstawie art. 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia nr 987/2009 oraz przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Od takiej decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych w trybie art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Uchylenie zaświadczenia A1 może rodzić negatywne skutki:
- wyłączenie danej osoby z polskiego systemu zabezpieczenia społecznego z okresem wstecznym powoduje konieczność złożenia odpowiednich dokumentów ubezpieczeniowych oraz konieczność zgłoszenia do systemu zabezpieczenia społecznego innego państwa członkowskiego,
- konieczność ewentualnego zwrotu otrzymanych świadczeń.
Dlatego bardzo ważne jest, aby dane, które przekazujesz, ubiegając się o wydanie zaświadczenia A1, były kompletne i zgodne ze stanem faktycznym.
Ustalanie miejsca zamieszkania dla potrzeb określenia właściwego ustawodawstwa na podstawie art. 13 rozporządzenia nr 883/2004
Normy kolizyjne z rozporządzenia nr 883/2004, które dotyczą ustalania właściwego ustawodawstwa, opierają się głównie na zasadzie miejsca wykonywania pracy (tzw. zasada lex loci laboris). Zasadniczo dana osoba podlega zatem ustawodawstwu tego państwa, w którym faktycznie wykonuje pracę najemną lub pracę na własny rachunek.
W niektórych przypadkach zastosowanie zasady miejsca wykonywania pracy nie jest jednak możliwe, np. jeśli dana osoba wykonuje pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich. W takim przypadku stosuje się zasadę miejsca zamieszkania oraz ośrodka interesów życiowych.
Zgodnie z przepisami unijnej koordynacji można mieć tylko jedno miejsce zamieszkania (nawet jeśli dana osoba jest zameldowana bądź przebywa na przemian w kilku państwach członkowskich). Nie można utożsamiać pojęcia „zamieszkanie” z pojęciem „pobyt”. Zgodnie z Praktycznym poradnikiem, pojęcie „zamieszkanie” oznacza miejsce, w którym dana osoba zwykle przebywa. „Pobyt” oznacza, że przebywamy czasowo w danym miejscu oraz że zamierzamy powrócić do swojego miejsca zamieszkania, kiedy tylko zrealizujemy podstawowy cel pobytu w innym państwie.
Kryteria, które służą do ustalenia miejsca zamieszkania – ośrodek interesów życiowych – zostały określone w art. 11 rozporządzenia nr 987/2009. Są to w szczególności następujące elementy:
- a) czas trwania i ciągłość pobytu na terytorium zainteresowanych państw członkowskich,
- b) sytuacja danej osoby, w tym:
- charakter i specyfika wykonywanej pracy, w szczególności miejsce, w którym praca ta jest zazwyczaj wykonywana, jej stały charakter oraz czas trwania każdej umowy o pracę,
- jej sytuacja rodzinna oraz więzi rodzinne (jeśli współmałżonek, dzieci zamieszkują w Belgii, to uważa się, że Belgia jest ośrodkiem życiowym członków tej rodziny, w związku z czym podlegają oni ustawodawstwu belgijskiemu).
Praktyczny poradnik wspomina też, że ważny jest również zamiar danej osoby, który wynika ze wszystkich okoliczności. To oznacza, że zamiar jest o tyle istotny, o ile opiera się na obiektywnych faktach i okolicznościach. Sama deklaracja, że rozważamy zamieszkanie w określonym miejscu lub chcemy tam zamieszkać, nie jest wystarczająca, jeśli nie znajduje to potwierdzenia w rzeczywistości.
