„Czy można u Pani podpisać upoważnienie?”

 

To pytanie słyszę często od osób, które chcą załatwić sprawę w Polsce, mieszkając w Belgii — albo potrzebują działać w odwrotnym kierunku. W języku potocznym „upoważnienie” to dokument, dzięki któremu inna osoba może załatwić określoną sprawę w naszym imieniu. W języku prawniczym najczęściej mówimy o pełnomocnictwie: oświadczeniu, w którym mocodawca umocowuje pełnomocnika do działania w jego imieniu.

Jakie pełnomocnictwo jest potrzebne?

Zakres pełnomocnictwa powinien odpowiadać temu, co pełnomocnik ma zrobić. W prawie wyróżnia się między innymi:

• pełnomocnictwo ogólne — obejmujące czynności zwykłego zarządu;
• pełnomocnictwo rodzajowe — dotyczące określonej kategorii czynności, na przykład spraw związanych z najmem;
• pełnomocnictwo szczególne — uprawniające do jednej, konkretnie wskazanej czynności, na przykład sprzedaży określonej nieruchomości.

Nie każda sprawa wymaga aktu notarialnego. Forma zależy od rodzaju czynności i wymogów instytucji, przed którą pełnomocnictwo będzie używane. Jeżeli sama czynność wymaga szczególnej formy, pełnomocnictwo co do zasady powinno być udzielone w tej samej formie. Przykładowo, pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości w Polsce wymaga aktu notarialnego. Banki, urzędy i inne instytucje mogą też stosować własne formularze lub wymagać określonego zakresu umocowania.

Poświadczenie podpisu — co właściwie potwierdza?

Poświadczenie podpisu oznacza urzędowe potwierdzenie, że podpis na dokumencie został złożony przez wskazaną osobę albo że osoba ta uznała podpis za własny. Poświadczenie nie oznacza jednak, że osoba poświadczająca zatwierdza treść dokumentu ani że dokument będzie wystarczający dla każdej instytucji.

Ważne jest rozróżnienie między dokumentem z poświadczonym podpisem a aktem notarialnym. Jeżeli do danej czynności wymagany jest akt notarialny, samo poświadczenie podpisu nie zastąpi aktu. Dlatego przed podpisaniem trzeba ustalić, jakiej formy wymaga odbiorca dokumentu i do jakiej czynności pełnomocnictwo będzie wykorzystane.

Pełnomocnictwo belgijskie a polskie

W mojej praktyce pełnomocnictwa sporządzane w Belgii są droższe od analogicznych pełnomocnictw przygotowywanych w Polsce. Wynika to z belgijskiego sposobu sporządzania dokumentów, udziału notariusza, zakresu czynności, opłat oraz formalności, które mogą być potrzebne w danej sprawie. Przykładowo, belgijskie pełnomocnictwo ochronne wymaga wpisu do specjalnego rejestru, jeśli ma zachować skuteczność w razie późniejszej utraty przez mocodawcę zdolności do samodzielnego wyrażania woli. Taki wpis dotyczy tego szczególnego rodzaju pełnomocnictwa — nie każdego pełnomocnictwa w Belgii.

Nie należy też zakładać, że belgijski notariusz po prostu podpisze lub poświadczy dokument przygotowany przez polskiego notariusza. W swojej praktyce nie spotkałam się z belgijskim notariuszem, który podpisywałby się pod wzorem pełnomocnictwa przygotowanym przez polskiego notariusza. Notariusz odpowiada za sporządzany przez siebie dokument i musi uwzględnić belgijskie wymogi oraz własną odpowiedzialność zawodową. W praktyce oznacza to konieczność wcześniejszego ustalenia, czy treść i forma dokumentu będą możliwe do przyjęcia przez belgijską kancelarię notarialną.

Dlaczego pełnomocnictwa transgraniczne kosztują więcej?

Pełnomocnictwo transgraniczne ma być używane w innym państwie niż to, w którym zostało sporządzone. Trzeba więc uwzględnić wymogi prawne i praktykę instytucji w obu krajach. Należy ustalić, czy potrzebny jest akt notarialny, poświadczenie podpisu, apostille, tłumaczenie przysięgłe, rejestracja albo dodatkowe dokumenty.

Koszt obejmuje zatem nie tylko samo przygotowanie tekstu czy złożenie podpisu. Mogą na niego wpływać konsultacje z notariuszami, dostosowanie treści do wymogów obu państw, sporządzenie dokumentu w odpowiedniej formie, poświadczenie podpisu, apostille, tłumaczenie i inne czynności formalne. Apostille potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci lub funkcji osoby, która podpisała dokument publiczny; nie potwierdza prawidłowości jego treści ani nie gwarantuje, że odbiorca zaakceptuje dokument. Jej konieczność zależy od kraju, rodzaju dokumentu i wymagań instytucji przyjmującej.

Także termin realizacji zależy od wymaganej formy, dostępności notariusza oraz tego, czy potrzebne są dodatkowe formalności. Przy dokumentach transgranicznych warto rozpocząć procedurę z wyprzedzeniem, szczególnie gdy pełnomocnictwo jest potrzebne na konkretny termin.

Co przygotować, pytając o pełnomocnictwo?

Żeby ustalić właściwą formę, zakres obsługi, koszt i termin, warto od razu podać:

• w jakim kraju i przed jaką instytucją dokument będzie używany;
• jaką dokładnie czynność ma wykonać pełnomocnik;
• dane mocodawcy i pełnomocnika zgodne z dokumentami tożsamości;
• dokumenty dotyczące sprawy, na przykład dane nieruchomości lub pismo z urzędu;
• czy instytucja przesłała własny wzór albo wskazała wymaganą formę;
• w jakim języku dokument ma być sporządzony i na kiedy jest potrzebny;
• czy odbiorca wymaga poświadczenia podpisu, aktu notarialnego, apostille, tłumaczenia lub rejestracji.

Czy można u mnie podpisać pełnomocnictwo?

Od lat współpracuję z kancelarią notarialną. W ramach mojej pracy zapewniam obsługę prawną i przekazuję informacje dotyczące wymaganej formy oraz formalności związanych z pełnomocnictwem — również w sprawach transgranicznych. Zakres obsługi ustalam indywidualnie, po poznaniu celu dokumentu i wymagań instytucji, która ma go przyjąć.

Jeśli potrzebne jest notarialne poświadczenie podpisu – Konsulat lub notariusz natomist sporządzenie pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego, czynność wykonuje  tylko notariusz. Samo złożenie podpisu na dokumencie nie nadaje mu formy notarialnej. Dlatego przy pierwszym kontakcie warto powiedzieć nie tylko „potrzebuję upoważnienia”, lecz także: do jakiej sprawy, w jakim kraju i przed jaką instytucją dokument ma być użyty.